راهنمایی هایی برای برگزاری جلسات داوری از راه دور و به صورت مجازی

  • نوشته شده در : 1399/07/15
  • 0 دیدگاه
  • تعداد بازدید : 165

با توجه به شرایط موجود ناشی از همه گیری ویروس کرونا بسیاری از مراکز و موسسات داوری برآن شدند تا برای سهولت اصحاب دعوی و حفظ سلامت مراجعه کنندگان تدابیری را برای برگزاری جلسات داوری از راه دور و بصورت مجازی تهیه و تنظیم کنند. در اینجا نمونه ای از راهنمایی هایی برای برگزاری جلسات داوری به صورت مجازی که توسط مرکز وکلای نیویورک تنظیم شده است را در اختیار علاقمندان قرار می دهیم.

راهنمایی هایی برای برگزاری جلسات داوری از راه دور و به صورت مجازی [1]

دو موضوع اساسی در برگزاری جلسات از راه دور (آنلاین) وجود دارد: یکی زیرساخت فن آوری و دوم، بستر نمایش ویدیو (Platform).

تنظیمات فن آوری

در جلسات داوری آن لاین، داور باید وسایل کافی برای (الف) رویت همه شرکت کنندگان، (ب) استماع همه شرکت کنندگان (ج) دسترسی به اوراق پرونده و مشاهده اسناد و مدارکی که طرفین بر روی صفحه نمایش ارائه می کنند، داشته باشد. همچنین دسترسی به یک خط تلفن آزاد جهت برقراری ارتباط فوری با سایر داوران و همکاران نیز ضروری است.

بنابراین، علاوه بر صفحه لپ تاپ، یک صفحه نمایش بزرگتر خارجی یا تلویزیون هوشمند برای دیدن فیلمهای ویدئویی، تبلت برای دسترسی به اسناد و تلفن همراه با برنامه هایی همچون WhatsApp  باید در دسترس باشد. اتصال مداوم اینترنت سریع نیز ضروری است. در صورت امکان به جای اتصال به شبکه Wi-Fi ، بهتر است از اتصال شبکه اترنت مستقیم (Ethernet ) استفاده گردد.

بستر نمایش ویدیویی (بصری)

بسترهای گوناگونی برای خدمات کنفرانس ویدیویی (بصری) وجود دارد، مانندBlue Jeans ، Cisco WebEx ، Microsoft Teams و Zoom. در داوری های سازمانی، باید دید سازمان داوری ذیربط (مانند ICC- LCIL- ACIC SCC) با کدام بستر ویدیو آشنا است و آیا قادر به تدارکات کافی برای استفاده از آن هست یا نه و آیا همه کسانی که در جلسه رسیدگی حاضر می شوند به آن دسترسی دارند یا نه. همچنین لازم است پیش از جلسه اصلی، یک جلسه تمرین برای رفع مشکلات برگزار گردد.

 

  • میزبـان: باید مشخص گردد چه کسی نقش میزبان جلسه داوری را بر عهده دارد. این نقش می تواند توسط سازمان داوری، داور، کارمندان فناوری اطلاعات یا ترکیبی از آنها انجام شود. همچنین سطح کنترل میزبان بر جلسه  رسیدگی آنلاین باید مشخص گردد- مانند کنترل میکروفون‌ها، خاموش کردن دوربین ها و نیز کنترل افرادی که به اتاق جلسه رسیدگی رفت و آمد می کنند.
  • زمـان جلسه: در داوری از راه دور، باید جلسات استماع کوتاه تر باشند. گاه ممکن است به لحاظ اختلاف ساعت زمان شروع و پایان جلسه در افق های مختلف، فرق کند که باید هماهنگ شود. بهرحال، قطع جلسه برای مدت کوتاه به شرکت کنندگان این امکان را می دهد که تمرکز خود را مجدداً به دست آورند و یا ایرادات فنی را برطرف کنند.
  • حریم خصوصی و امنیت: برای حضور در فضای مجازی و اتاق جلسه استماع باید رمز عبور تعریف شود. طرفین باید لیست شرکت کنندگان را از قبل اعلام کنند و میزبان باید اطمینان حاصل کند که افراد غیر مجاز در جلسه حضور پیدا نکنند. سایر موارد امنیتی مانند احراز هویت، ضبط صوت/ فیلم و رمزهای عبور جداگانه برای اتاق رسیدگی مجازی نیز از نکات مهمی است که باید از قبل تدارک شود.
  • رفع نقص فنی ناگهانی: برای رفع مشکلات فنی مانند خرابی میكروفون ها و خاموشی دوربین ها و یکطرفه شدن ارتباط، باید از قبل تدارکات کافی دیده شود، چه بسا لازم باشد یک تیم پشتیبان فنی نیز در جلسه حاضر باشند.
  • دستورالعمل نمایش ویدیویی: باید مشخص شود که آیا همه شرکت کنندگان باید دوربین خود را در طول جلسه روشن داشته باشند یا خیر. ممکن است لازم شود که صفحه نمایش فقط برای دادگاه، شاهد و یا وکیل قابل رویت باشد، مخصوصاً در صورتی که تعداد شرکت کنندگان زیاد باشد. برخی از سیستم عامل از فناوری لازم برای تقسیم صفحه نمایش را دارند. اما به یاد داشته باشید که همیشه روش های ساده، بهتر باشد.
  • اسناد و مدارک: نحوه به اشتراک گذاری اسناد و مدارک (نسخه های فیزیکی یا در اتاق داده های مجازی) را تعیین کنید. در صورت امکان، نسخه ای از مدارک را در یک مجلد آماده و شماره گذاری کنید و هنگام استفاده و ارجاع به نسخه الکترونیکی مدارک، به شماره صفحه در مجلد مدارک اشاره نمایید.
  • شاهد: هنگام ادای شهادت شهود، اطمینان حاصل کنید شخص دیگری در اتاق برای راهنمایی شاهد حضور ندارد و برای این منظور دستورالعمل هایی را تهیه کنید (به عنوان مثال، از دوربین 360 درجه استفاده کنید یا از شاهد بخواهید فضای اتاق را نشان دهد).
  • اعتراض: اعتراضات مکرر در حین جلسه و قطع کلام هر یک از طرفین شنیدن اظهارات او را غیر قابل فهم می‌نماید. از این رو، برای اعتراض ها یک دستورالعمل تعریف کنید. این کار می تواند "بی صدا کردن" میکروفون و یا استفاده از علامت "بالا بردن دست" باشد.
  • حضور داوران: در مورد نحوه حضور داوران در جلسه داوری از راه دور و نحوه مشورت با یکدیگر از قبل فکر کنید و ترتیبات لازم را آماده کنید. ممکن است داوران در جلسه حضوری در یک مکان و با رعایت فاصله اجتماعی بنشینند. در غیر این صورت، استفاده از یک خط صوتی/ تصویری ایمن، برای شور و گفتگو میان داوران لازم است. ممکن است بسیاری از داوران از ایمیل، پیام یا WhatsApp استفاده کنند تا نظرات خود را فورا و به موقع اعلام کنند.

 

 

 

[1] New York Dispute Resolution Lawyer, Virtual Changes in ADR During the Pandemic. Summer 2020.vol 13, no. 2.Practical Considerations for Holding a Remote Arbitration Hearing